Η λογική της βάσης στηρίζεται στην πιστοποίηση των γραφείων στα πρότυπα του ISO.
Κάθε εργασία λαμβάνει, εξ αρχής, ένα Μοναδιαίο Αριθμό (Ταυτότητα Εργασίας), που θα την συνοδεύει.  Κάθε εργασία θα αποκτά τον δικό της φάκελος και οτιδήποτε έχει σχέση με αυτή θα αποθηκεύεται μέσα στον φάκελο της, ο οποίος θα καλείται με το πάτημα ενός κουμπιού (με ένα click), χωρίς κάθε φορά να χρονοτριβούμε για να βρούμε που έχουμε αποθηκεύσει τον φάκελο στον σκληρό μας.

Επιπλέον, κάθε έγγραφο, έντυπο, αίτηση ή και σχέδιο που παράγεται  λαμβάνει και αυτό, με την σειρά του, τον μοναδιαίο αριθμό της δουλειάς και τον μοναδιαίο αριθμό του εγγράφου (Ταυτότητα Εγγράφου). Έτσι μπορούμε να γνωρίζουμε σε ποίο έργο αναφέρεται οτιδήποτε έχουμε παραδώσει σε κάποιον πελάτη μας ή Υπηρεσία. Εάν κάποιος συνεργάτης μας έχει μία απορία, αναφέροντας μόνο την ταυτότητα της δουλειάς ή του εγγράφου , να μπορεί να συνεννοηθεί με το γραφείο. Πολλές φορές και κατόπιν υποδείξεως των πελατών ή των υπηρεσιών το ίδιο έγγραφο να τροποποιείται και ενώ έχει την ίδια μορφοποίηση το έγγραφο να αναφέρεται σε διαφορετικό στάδιο εργασιών.

Μεγάλο πλεονέκτημα της βάσης αποτελεί το γεγονός ότι τα στοιχεία του έργου, του πελάτη, των συνεργατών, των υπηρεσιών και των υπαλλήλων καταχωρούνται μόνο μία φορά. Για κάθε έγγραφο, έντυπο, αίτηση ή και σχέδιο δεν θα χρειαστεί να επανα-πληκτρολογήσουμε το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία του πελάτη ή και του έργου και να αποφύγουμε την ανιαρή διαδικασία της αντιγραφής και επικόλλησης (copy & paste). Σημαντική βοήθεια αποτελεί και παραγωγή του Πινακιδίου σε μορφή AutoCAD.

Κατόπιν παραγγελίας μπορούμε να αναλάβουμε και την δημιουργία εταιρικού λογοτύπου, ώστε κάθε έγγραφο και σχέδιο να φέρει το λογότυπο σας.
Κάθε βάση είναι ευέλικτη να προσαρμοστεί στις απαιτήσεις κάθε χειριστή, καθώς είναι πλήρη παραμετροποιημένη. Με τα σύνθετα φίλτρα και τις αναζητήσεις των μπορούν να εξαχθούν συμπεράσματα για την κερδοφορία της εταιρίας και την χάραξη της μελλοντικής στρατηγικής.
Κατερίνη, 07-04-2014

Καλύβας Γεώργιος